Kas yra sąskaitų skaitmeninimas?
Sąskaitų skaitmeninimas – tai sąskaitų nuskaitymas ir duomenų atpažinimas, kai iš PDF failo ar nuotraukos automatiškai ištraukiami tiekėjas, pirkėjas, sąskaitos serija ir numeris, datos, eilutės, PVM ir sumos, o duomenys paruošiami perkelti į apskaitos programą.
Kasdienėje kalboje tas pats procesas vadinamas ir sąskaitų nuskaitymu, sąskaitų atpažinimuar automatiniu PVM sąskaitų faktūrų suvedimu. Rezultatas vienodas: buhalteriui nebereikia perrašyti kiekvieno lauko – jis peržiūri ir patvirtina.
Kuo skiriasi skaitmeninimas ir rankinis suvedimas
| Darbas | Rankinis suvedimas | Skaitmeninimas su Flandis |
|---|---|---|
| Dokumentų surinkimas | Laiškai, popieriniai kvitai, failai iš skirtingų vietų | Vienas sąrašas: el. paštas, programėlė, SFTP / FTP, Google Drive, API |
| Duomenų įvedimas | Kiekvienas laukas perrašomas rankomis | Laukai ir eilutės nuskaitomi automatiškai |
| Rekvizitų patikra | Ieškoma registruose atskirai | Sutikrinama su Okredo ir PVM mokėtojų registru |
| Sumų ir PVM patikra | Skaičiuojama ranka arba nepatikrinama | Sumos ir PVM perskaičiuojami, neatitikimai pažymimi |
| Apskaitos kodai | Parenkami kiekvieną kartą | Parenkami pagal ankstesnes sąskaitas ir taisykles |
| Perkėlimas į apskaitą | Įvedama tiesiai programoje arba importuojama failu | Vienu paspaudimu į Rivilė GAMA |
| Archyvas | Failai pavadinti atsitiktinai | Surūšiuota pagal įmonę, metus, mėnesį, pervadinta |
Kaip apskaičiuoti, kas kainuoja mažiau
Rankinio suvedimo kaina – tai ne tik laikas, praleistas įvedant duomenis. Prie jo prisideda dokumentų paieška, rekvizitų tikrinimas ir klaidų taisymas. Paprasčiausia formulė:
Rankinio darbo kaina per mėnesį = sąskaitų skaičius × vidutinis vienos sąskaitos tvarkymo laikas (val.) × buhalterio valandos kaina.
Vidutinį laiką geriausia išmatuoti patiems: pasirinkite dieną ir užrašykite, kiek laiko užtrunka nuo dokumento gavimo iki jo užregistravimo apskaitoje, įskaitant patikrinimą.
Skaitmeninimo kaina su Flandis apskaičiuojama dar paprasčiau: iki 5 sąskaitų per mėnesį – nemokamai, toliau mokate nuo 0,29 € iki 0,18 € už sėkmingai apdorotą sąskaitą, priklausomai nuo kiekio. Tarifas taikomas visam mėnesio kiekiui – pavyzdžiui, 450 sąskaitų kainuoja 450 × 0,26 € = 117,00 €. Tikslią sumą parodokainų skaičiuoklė.
Lyginkite ne tik sumas: skaitmeninant buhalterio laikas lieka peržiūrai ir klientų konsultavimui, o ne perrašymui.
Kada rankinio suvedimo pakanka
- Kai per mėnesį gaunate tik kelias sąskaitas – tačiau tiek jų (iki 5) Flandis apdoroja nemokamai.
- Kai dokumentai labai nestandartiniai ir kiekvieną vis tiek reikia nagrinėti atskirai.
Kada skaitmeninimas atsiperka greičiausiai
- Tvarkote daug klientų, kurie dokumentus siunčia įvairiais būdais.
- Tų pačių tiekėjų sąskaitos kartojasi kas mėnesį – kodai parenkami automatiškai.
- Vedate kiekinę apskaitą ir sąskaitose daug eilučių.
- Gaunate sąskaitų užsienio kalbomis ar kitomis valiutomis – palaikoma daugiau nei 50 valiutų.
- Mėnesio pabaigoje susikaupia dokumentų „kalnas“ – klientai gali juos fotografuoti programėle iš karto.
Ar galima pasitikėti automatiniu atpažinimu?
Automatinis atpažinimas nelaikomas galutiniu. Flandis rekvizitus sutikrina su registrais, perskaičiuoja sumas ir PVM, o kodus palygina su ankstesnėmis tos pačios įmonės sąskaitomis. Abejotini laukai pažymimi, ir niekas nepatenka į apskaitą be jūsų patvirtinimo. Jūsų pataisymai pritaikomi apdorojant kitas sąskaitas.
Kaip pradėti
- Užsiregistruokite – registracija nemokama.
- Įkelkite kelias tipines savo klientų sąskaitas ir palyginkite rezultatą su rankiniu suvedimu.
- Prijunkite Rivilė GAMA ir pasirinkite patogiausius dokumentų gavimo būdus.