Dokumentų gavimas
Dokumentai ateina patys.
Šeši būdai pateikti dokumentus – pasirinkite tuos, kurie patogūs jums ir jūsų klientams. Kad ir kaip dokumentas atkeliautų, jis atsiduria viename sąraše ir apdorojamas vienodai.
El. paštas
Asmeninis el. pašto adresas kiekvienam vartotojui.
Kiekvienas Flandis vartotojas gauna savo el. pašto adresą. Persiųskite į jį tiekėjų laiškus – prisegtos sąskaitos įkeliamos ir nuskaitomos automatiškai.
- Kam, CC ar BCC – adresą galite nurodyti bet kuriame lauke.
- Automatinis persiuntimas. Sukurkite pašto taisyklę, ir tiekėjų laiškai keliaus į Flandis patys.
- Klientai siunčia patys. Kiekvienas jūsų kliento vartotojas turi savo adresą, todėl visada aišku, kas dokumentą atsiuntė.
- Gautų laiškų žurnalas. Matote, kas persiuntė, kokia laiško tema ir kas nutiko kiekvienam priedui.
- PDF, JPG ir PNG iki 10 MB laiške. Nuskaitymas paprastai trunka iki minutės.
Mobilioji programėlė
Programėlė jūsų klientams.
Klientas nufotografuoja sąskaitą ar kvitą vos jį gavęs – dokumentas iškart pasiekia buhalteriją. Popieriniai kvitai nebeužsiguli stalčiuose iki mėnesio pabaigos.
- Fotografuokite arba įkelkite failą iš telefono.
- Matykite būseną – nuskaitomas, nuskaitytas ar jau perkeltas.
- Atsakykite į buhalterio klausimus tiesiai prie dokumento.
SFTP / FTP
SFTP / FTP – dideliems srautams.
Prijunkite savo serverį ir nurodykite aplanką. Flandis pats paima naujus failus ir perduoda juos skaitmeninti – tinka skeneriams, kitų sistemų eksportams ir dideliems dokumentų kiekiams.
- Paprastas prijungimas: serverio adresas, prievadas, vartotojas ir sinchronizuojamas aplankas.
- Įkėlimo sesijų istorija: kada, kiek failų apdorota ir kokia būsena.
- Aiškios klaidos – žinote, kurį failą ir kodėl reikia patikrinti.
Google Drive
Google Drive aplankas, kuris tvarkosi pats.
Prijunkite Google Drive aplanką ir pasidalinkite juo su klientu. Visi į jį įmesti dokumentai automatiškai keliauja į Flandis.
- Klientui nieko diegti nereikia – užtenka įmesti failą į aplanką.
- Nauji failai paimami automatiškai ir atsiduria bendrame dokumentų sąraše.
- Kiekvienas failas matomas įkėlimo istorijoje su būsena.
Naršyklė
Naršyklėje – dešimtys failų vienu metu.
Užvilkite failus į Flandis langą arba pasirinkite juos kompiuteryje. Įkėlimo eigą ir rezultatą matote iš karto.
- Identiškas failas atpažįstamas ir antrą kartą neapdorojamas.
- Keli dokumentai viename PDF aptinkami – Flandis pasiūlo juos atskirti.
- Galimi dublikatai pažymimi, net jei tas pats dokumentas atkeliavo kitu failu.
API
API – dokumentai tiesiai iš jūsų sistemų.
Sukurkite API raktą paskyros skiltyje „Programuotojams“ ir siųskite dokumentus iš savo ERP, el. parduotuvės ar kitos sistemos.
- Keli raktai – kiekvienai sistemai atskiras, su aprašymu.
- Saugiai: raktas parodomas tik vieną kartą, kai jį sukuriate.
- Aiškus šaltinis: API įkelti dokumentai pažymimi sąraše.
Dokumentų filtras
Jūs pasirenkate, kuriuos dokumentus priimti.
Ne kiekvienas laiško priedas ar nuotrauka yra apskaitos dokumentas. Flandis pirmiausia nustato dokumento tipą, o tada elgiasi taip, kaip nurodėte nustatymuose.
- Įjungti tipai skaitmeninami ir patenka į dokumentų sąrašą.
- Išjungti tipai praleidžiami. Prie failo matysite priežastį: „Dokumento tipas išjungtas nustatymuose“.
- Ne dokumentai atmetami – logotipai, parašų paveikslėliai ir kiti apskaitai nereikalingi priedai.
- Persigalvojote? Įjunkite tipą, ištrinkite atmestą įkėlimą ir įkelkite failą iš naujo.
Po įkėlimo
Kiekvienas dokumentas atsiduria pas tinkamą klientą.
Nereikia rūšiuoti dokumentų prieš įkeliant. Flandis atpažįsta, kurios įmonės apskaitą tvarkote, ir priskiria dokumentą jai.
Atpažįsta klientą
Pirkėjo ir pardavėjo rekvizitai palyginami su jūsų klientų sąrašu ir registrais – dokumentas priskiriamas tinkamai įmonei.
Paklausia tik vieną kartą
Jei įmonė nauja, Flandis paklaus, kuriai pusei tvarkote apskaitą. Jūsų sprendimas pritaikomas ir kitiems dokumentams.
Pirkimai ir pardavimai atskirti
Pagal tai, ar klientas dokumente yra pirkėjas, ar pardavėjas, dokumentas tampa jo pirkimu arba pardavimu.
Klausimai apie dokumentų gavimą
Neradote atsakymo? Parašykite mums.
Kur rasti savo Flandis el. pašto adresą?
Flandis paskyroje, dokumentų sąrašo viršuje. Kiekvienas vartotojas turi savo adresą, todėl visada matote, kas dokumentą atsiuntė.
Ar galiu nustatyti automatinį persiuntimą?
Taip. Savo pašto programoje sukurkite taisyklę, kuri tiekėjų laiškus persiųs į jūsų Flandis adresą. Adresą galima nurodyti ir laukuose „Kam“, CC ar BCC.
Kokie failai priimami?
PDF, JPG ir PNG. El. laiškas su priedais turėtų būti ne didesnis nei 10 MB.
Kas nutiks, jei tą patį failą įkelsiu du kartus?
Flandis atpažins identišką failą ir parodys, kad jis jau įkeltas. Jei tas pats dokumentas ateina kitu failu, jis pažymimas kaip galimas dublikatas.
Viename PDF faile yra kelios sąskaitos. Ką daryti?
Nieko. Flandis aptinka kelis dokumentus viename faile ir pasiūlo juos atskirti – kiekvienas dokumentas toliau apdorojamas atskirai.
Pirmąsias sąskaitas įkelkite šiandien.
Registracija nemokama, o pradėti užtruks kelias minutes.